Cette annexe décrit les comptes du plan comptable présenté à titre d'illustration au chapitre 2, en s'attachant plus particulièrement à ceux qui se rapportent aux activités de microfinance1, et donne un exemple de plan comptable en langue française (plan comptable inspiré de celui de la BCEAO, Banque centrale des États de l’Afrique de l’Ouest à destination des Systèmes financiers décentralisés) [voir tableau A2.1, pages 132 à 134]. Les sociétés informatiques ne créeront plus d'applications pour DOS, et il deviendra difficile d'obtenir un appui technique. ? Procédures de sécurité concernant l'accès des utilisateurs au système et la sauvegarde des données. Enfin, il peut aider les cadres de direction à orchestrer le travail de toute l'organisation en leur permettant de surveiller l'état de santé de leur institution grâce à une série d'indicateurs choisis avec soin et de prendre, en connaissance de cause, des décisions critiques dans les domaines opérationnels et stratégiques. Les informations stratégiques peuvent examiner les résultats obtenus au niveau des remboursements par l'ensemble de l'institution (et les comparer à ceux d'autres établissements produits par des sources d'information extérieures). 3.3.3  Rapports destinés aux directeurs d'agence et aux directeurs régionaux, Les directeurs d'agence ont besoin de bien comprendre les activités de leur institution sans toutefois se noyer dans les détails. Le coût annuel de l'appui technique ou des mises à jour du programme est souvent égal ou supérieur au coût initial du logiciel. (Le concept de produit retraité est expliqué dans la note du rapport D7 de la section consacrée aux modèles de rapports.) : 410-727-8240, courriel : ). Un extranetest une extension du système d'information de l'entreprise à des partenaires situés au-delà du réseau, et ce, de manière sécurisée (authentification par nom d'utilisateur et mot de passe). Les sept rapports qui composent cette catégorie décrivent les variantes les plus courantes de la présentation des données sur les produits et les charges. Système de comptabilité comportant une interface avec d'autres modules. Les options de configuration moins couramment employées sont activées par des codes spéciaux entrés dans un fichier de configuration par un technicien qui connaît bien le logiciel. Renouvellement du portefeuille de crédits. Le transfert des données pose fréquemment un troisième problème, celui de l'incompatibilité de traitement des prêts entre l'ancien et le nouveau système. Lorsque l'on fait le produit du REN-, DEMENT RETRAITÉ DE L’ACTIF, et du MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES, l'actif total est éliminé au numérateur et au dénominateur, et il ne reste plus que le résultat net, retraité, et le total des fonds propres, c'est-à-dire dire le REN-, RETRAITÉ DES FONDS PROPRES comparent le résultat net (ou. 2. Le rendement théorique est le taux d'intérêt appliqué au solde d'un prêt en cours qui produirait le même revenu que la méthode de calcul utilisée par l'institution. Si la comptable souhaite connaître le montant total des frais salariaux, elle peut interroger le système pour obtenir le solde du compte 5010*, l'étoile indiquant au logiciel qu'il doit étendre la recherche à tous les comptes portant le numéro 5010. Intérêts versés par l'institution aux banques et autres institutions financières au titre des fonds qu'elle leur a empruntés. L'indicateur de PÉRENNITÉ FINANCIÈRE est le plus couramment retenu pour analyser la viabilité d'une institution. Il a identifié les besoins d'information de l'institution, déterminé ce qui était faisable et effectué une évaluation initiale des options possibles dans ces conditions. Lorsque l’on établit le budget d’un système d’information de gestion ou que l’on compare les prix de différents systèmes, il est important de considérer le coût total, y compris celui de la maintenance et de l’appui technique. Il se caractérise par : ? Ces opérations en parallèle mériteraient normalement d'être poursuivies pendant au moins deux mois, c'est-à-dire jusqu'à ce que pratiquement tous les clients aient effectué au moins un paiement et que deux soldes de clôture en fin de mois aient été calculés. Le rapport fournit des indications sur les prêts obtenus antérieurement par les clients et la manière dont ils ont été remboursés, pour qu'il soit plus facile de déterminer si le client mérite ou non d'obtenir un nouveau prêt. Pour calculer le taux d'intérêt nominal effectif, on ajoute au taux d'intérêt nominal les commissions et frais perçus par l'institution auprès de ses clients et l'on détermine le taux d'intérêt qui permettrait à l'institution d'engendrer un flux de revenus équivalent sur la base d'un amortissement dégressif21. Le rapprochement des comptes est une opération laborieuse lorsque le système n'est pas informatisé, car force est de faire la somme des soldes des comptes des clients à partir des montants entrés dans des dossiers établis manuellement, tels que les fiches de compte. Autrement dit, elles ont besoin d'un système haut de gamme à de nombreux égards sans être tout à fait en mesure de l'exploiter. ? ? Le résultat net s'est établi à 35 400, contre 32 900 selon les projections. Produits des autres commissions ur tous les comptes de produits et de charges, Utilisateurs :       Conseil d’administration. Les contraintes budgétaires peuvent aussi exclure la plupart des systèmes qui doivent bénéficier d'un appui international ainsi que de nombreux systèmes locaux. Ils se calculent tous les quatre comme suit : Taux de croissance  =                                                  x 100 %. Accepte de volumineuses informations sur les clients, grâce à la définition de nouveaux champs par les utilisateurs. N'ayant jamais disposé d'informations utiles, ils ont appris à s'en passer. Les programmes superviseurs ne suffisent pas en euxmêmes. Les institutions de microfinance désireuses de développer leurs opérations ou dont les opérations sont déjà volumineuses peuvent accroître leur efficacité en installant un réseau local opérant à partir d'un serveur (LAN). ? De nombreuses institutions ont mis au point leurs propres méthodes pour effectuer des projections des remboursements sur la base de leurs méthodes de crédit et de leurs résultats antérieurs. Description et exemples de toutes les sorties d'imprimantes et des rapports qui seront générés par le système. L'annualisation des taux s'effectue comme suit : Croissance annuelle = (1 + croissance de la période)(12/m) ? Par exemple, au lieu de tenir des comptes séparés pour les charges de personnel à différents niveaux et emplacements géographiques, une institution peut tenir un seul compte de charges, en utilisant des codes de programme et d'agences pour ventiler ses données. Toute institution de microfinance ayant atteint une certaine taille doit sérieusement envisager d'informatiser son système d'information intégralement, au siège et dans les agences, en procédant, si nécessaire, par étapes (voir l’encadré A1.1, page 108). Elle peut produire des rapports complexes à partir de nombreuses informations. Dans ce cas, on peut obtenir dix niveaux de séparation au moyen uniquement decaractères numériques. Quelle est la structure des versements périodiques ? Envergure et souplesse des méthodes de calcul du calendrier de remboursement des prêts. Le rééchelonnement d'un prêt implique la modification des délais de paiement et/ou des montants des versements exigibles sur le crédit en cours. somme des amortissements comptabilisés pour l'exercice en cours et les exercices antérieurs (voir le compte 5630 ci-après). Le coût d'une telle opération peut facilement dépasser 100 000 dollars, mais l'institution n'a le choix que de s'exécuter ou de ne plus pouvoir automatiser certaines fonctions, ce qui ne manquerait pas de lui poser de graves difficultés. Le TAUX DE PERTE DE CLIENTS est un indicateur important, bien que peu d'institutions de microfinance en suivent l'évolution. Production de rapports complets, comprenant tous les indicateurs types de rendement et de qualité des prêts : taux de remboursement, taux d'impayés, taux d'abandon de créances, indicateurs du portefeuille à risque, analyse matricielle et graphique détaillée des décaissements de prêts, rapports et prévisions concernant le portefeuille et la trésorerie. Il est possible de rapprocher les totaux et les montants des différentes transactions, d'une part, et les montants comptabilisés et ceux inscrits sur les récépissés, d'autre part. L'approche décrite ici est graduelle et suffisamment générale pour prendre en compte les multiples options offertes ? Calcule-t-on les intérêts courus sur les prêts non remboursés ? Si l'épargne est liée aux décaissements ou aux remboursements des prêts, il est possible d'estimer le montant des dépôts à partir des projections des prêts, et les retraits à partir du nombre de prêts arrivant à échéance et du taux de perte de clients. ? système manuel ou informatique, système standard ou système personnalisé, système de base ou système doté de multiples programmes accessoires. D2 : COMPTE DE RÉSULTAT DÉVELOPPÉ D3 : COMPTE DE RÉSULTAT PAR AGENCE ET PAR, D5 : COMPTE DE RÉSULTAT SIMPLIFIÉ, RÉSULTATS, D6 : COMPTE DE RÉSULTAT DÉVELOPPÉ, RÉSULTATS. Elles doivent en outre être formulées sous différentes formes, à différentes fins. Le mieux est de répartir les utilisateurs en groupes, généralement par service. Un grand nombre d'indicateurs et de rapports sont le produit du regroupement d'informations émanant, d'une part, du système de comptabilité (telles que les recettes et les dépenses) et, d'autre part, du système de suivi du portefeuille (telles que le nombre et le montant des prêts, ou le nombre d'employés). Chaque fiche apparaît séparément, comme indiqué dans le diagramme (voir la figure A1.1 ci-dessous). Quand en revanche les comptes des clients sont informatisés, cette somme est facile à calculer, bien qu'il demeure malaisé de détecter les anomalies et d'effectuer les ajustements. Les difficultés associées au suivi de la qualité du portefeuille sont souvent doubles : il faut décider de l'indicateur ou des indicateurs requis et établir les systèmes qui permettront de les produire correctement et en temps voulu (voir l’encadré 4.1, page 52). Le programmeur de la base de données se fonde sur des descriptions et diagrammes du système et les besoins des utilisateurs pour concevoir une structure qui produira les informations requises. Or, les indicateurs sont la forme la plus concise de présentation de ces informations. le logiciel coûte beaucoup moins cher qu'un système maison ; ? Disponibilités et comptes courants bancaires, Emprunts à court terme (taux concessionnel), Subventions cumulées, exercices antérieurs, Subventions (capitaux des bailleurs), exercice considéré, Bénéfice/(pertes) non distribué, exercices antérieurs. Est-elle prête à faire preuve de souplesse et à adapter ses principes directeurs et ses procédures au système considéré ? Le portefeuille à risque, qui fait l'objet de ce rapport et des deux suivants, est le principal indicateur utilisé pour suivre l'évolution de la qualité du portefeuille. Pour organiser son fonctionnement, le système a besoin de mémoriser des informations (pour comparer, prévoir…). SEEP Network, Financial Ratio Analysis of Micro-Finance Institutions, 1995. ? Il est toutefois essentiel d'établir les projections des rentrées et des sorties de liquidités sur une base mensuelle, voire même hebdomadaire, pour permettre à la direction de déterminer s'il est probable que les premières couvriront les secondes. Il est crucial de pouvoir compter sur un appui technique pour remédier aux problèmes qui pourront surgir au niveau du matériel et du logiciel, et il est absolument essentiel que les institutions de microfinance investissent dans des ressources humaines ayant de solides qualifications techniques et capables de fournir de bons conseils. Il se peut que son budget ne lui permette d'acquérir qu'un véhicule d'occasion ou bas de gamme, et non un véhicule de luxe. C : Rapports sur la qualité du portefeuille, ? Bien que l'auteur ne donne aucun exemple numérique, il fournit un tableur qui calcule automatiquement les ratios, une fois saisies les données financières de base. Le RENDEMENT RETRAITÉ DE L’ACTIF, soit ?6,2 %, apparaît à la ligne intitulée Rendement retraité des opérations de services financiers. S'il n'est pas utile de conserver l'ensemble de ces sauvegardes quotidiennes, il importe néanmoins, à la fin de chaque mois, de sauvegarder la totalité des informations et de les conserver indéfiniment. Les institutions de petite taille peuvent combiner ce rapport et le rapport C4. Il est fondamental d'avoir des informations précises au niveau opérationnel, car c'est sur la base de ces dernières que le personnel agit. Identifier précisément les besoins en matière d'information. Il se prête à des abus et à la fraude, à des erreurs mathématiques et à la perte d'informations du fait d'un mauvais stockage, et ne permet de produire de rapports qu'au bout d'un temps considérable et moyennant d'énormes ressources humaines. grands problèmes qui se posent dans chaque domaine, mais s'appuyer sur l'équipe du personnel de direction pour les travaux d'analyse et la formulation de recommandations. Généralement, un individu devient client actif et a un dossier affecté à un agent de crédit lorsque sa première demande de prêt est préparée. L'examen de l'évolution des indicateurs (analyse dynamique) est souvent plus instructif que celui de leurs valeurs absolues (analyse statique). On prévoit que l'ancien système manuel et le nouveau système informatisé coexisteront pendant six mois, pour laisser au personnel le temps de s'adapter au nouvel outil. Premièrement, les programmeurs de la base de données peuvent décourager les utilisateurs d'examiner ou de manipuler les données des tables en codant les informations financières importantes ou en exigeant l'utilisation de mots de passe. Les institutions de microfinance offrant des services d'épargne volontaire et d'épargne obligatoire doivent suivre de près le nombre d'épargnants dans chaque catégorie. Un chiffre-clé sera-t-il utilisé pour indiquer le type de compte (crédits, épargne, dépôts à terme) ou de produit (prêts de groupe, crédit rural, épargne forcée) ? Ce logiciel donne de bons résultats sur le terrain depuis trois ans. Reflète une profonde connaissance de différents systèmes juridiques, fiscaux, et d'adresse. établir des liaisons entre les agences, par exemple, pour leur permettre d'échanger et de regrouper leurs informations. Les 50 % restants sont exposés à un risque de change. Du fait de la complexité de la se satisferait volontiers d'un système d'ordinateurs auprogrammation, même les programmes les plus cou- tonomes. Toute erreur ou bogue détecté dans le nouveau système doit être noté avec soin et corrigé. Si, du fait de leur compétence et par leurs conseils, les programmeurs et consultants extérieurs peuvent contribuer utilement au processus, il faut aussi que les utilisateurs de l'information ? Conservation des supports physiques sur lesquels est, Principes directeurs et procédures ?opérations de base                          ? L'encours d'un prêt non exigible avant 12 mois est considéré comme un actif à long terme. Pour avoir une image complète de la qualité du portefeuille, il est indispensable de comparer plusieurs indicateurs. quoi celui-ci sera installé dans toutes les agences. Elle peut être assurée soit par des moyens matériels (lecteurs de cartes, d'empreintes…) soit par des moyens logiciels (identification, permissions sur des fichiers ou des bases de données…). ? configurer le système, ? Ils couvrent en outre la plupart des informations de l'étude du SEEP Network, Financial Ratio Analysis of MicroFinance Institutions. Le SOLDE MÉDIAN DES COMPTES D’ÉPARGNEest un indicateur de l'épargne du client type. et investir dans l'automatisation de la production de ces rapports. utiliser les deux systèmes en parallèle. Les directeurs d'agence sont souvent responsables des résultats financiers généraux de leur institution. Une institution qui dispose de compétences internes limitées peut souhaiter engager un consultant extérieur ; il lui faut toutefois, dans ce cas, insister sur le fait que ce dernier aura un rôle purement consultatif et ne participera pas à la prise de décision. C'est d'ailleurs pour cela qu'il importe de suivre les crédits restructurés séparément des autres crédits qui composent le portefeuille. Il convient également d'y indiquer les intérêts dus au client à la date de clôture. L'existence d'un écart significatif témoignerait d'une modification des résultats obtenus au plan des remboursements ou d'une politique de provisionnement inadéquate. Un système d'information de gestion doit avoir une durée de vie minimale de cinq ans et pouvoir s'adapter aux besoins de l'institution engendrés par son expansion. Ils présentent des totaux, des moyennes et des variations nettes sur un jour, une semaine, un mois, un exercice budgétaire, une période antérieure (trois derniers mois, par exemple) et la durée d'un projet1. Il faut donc que les institutions prennent le temps d'analyser le système en détail et de préparer toutes les informations nécessaires sur sa structure et les besoins correspondants. Il est en général préférable que la commission initiale soit calculée manuellement puis entrée dans le système, car il est alors plus facile d'en modifier le mode de calcul. De quel type de système s'agit-il : manuel, informatisé, ou hybride ? ? Nous attendons avec impatience les commentaires des directeurs des institutions de microfinance qui utiliseront ce guide pratique. Il a été modifié à plusieurs reprises, et une nouvelle version est en préparation. Il y a quatre ans, l'ADEMI a été incitée à moderniser son système en raison des progrès technologiques et de l'accroissement du nombre de ses prêts, déjà supérieur à 18 000. Retraitement de la valeur des fonds propres au coût de l’inflation, Moins immobilisations nettes, services financiers, Fonds propres moins immobilisations, services financiers, Multiplié par taux d’inflation annuel (%). Plan du cours Déroulement Cours : 3*2h - Historique, architecture, systèmes d’exploitation TD : 3*2h - Application du cours et pratique Certaines conditions doivent-elles être remplies au préalable ? Ces institutions ont désormais besoin d'un système d'information de gestion beaucoup plus rigoureux, doté de mécanismes de sécurité fiables, donnant lieu à des audits détaillés, et capable de traiter des comptes épargne ainsi qu'un grand volume d'opérations (voir l’encadré 1.2 ci-dessous). S'adresser à ACCION Publications, 731 15th Street, N.W., Washington, D.C. 20005, télécopie : 202-393-5115, site Internet : . deviennent cauchemardesques. Autrefois, pour exploiter un réseau DOS, il fallait un logiciel réseau spécial, tel que Novell ou LANtastic. Elles sont tellement grandes qu'elles peuvent généralement justifier le coût d'une modification substantielle de leur système d'information de gestion ? Le système permet, par exemple, aux chargés de clientèle de suivre la trésorerie d'un client sur plusieurs cycles de prêts et d'adapter le tableau d'amortissement aux besoins de l'intéressé. La compagnie a préféré élaborer un système d'exploitation hybride qui permet d'exécuter des applications DOS, les applications Windows 16 bits et les applications Windows 32 bits. Des assistants comptables vérifient le solde des comptes d'épargne en se référant au grand livre des comptes, tandis que d'autres calculent l'intérêt dû sur les différents livrets d'épargne. La mise en page et le suivi de fabrication ont été assurés par Hélène Gay (GRET). La définition proposée ici, à savoir le rapport entre le total retraité des produits financiers et le total retraité des charges financières, est conforme aux directives générales de retraitement des produits et des charges présentées dans le rapport D7 (voir la section consacrée aux rapports). L'analyste de système pourrait physiquement suivre le déroulement du processus en posant des questions à chaque étape. Le système d’information et l’informatique 2. Outre ce droit d'accès, les institutions doivent acquitter un droit de licence par site et par installation (400 dollars par site pour les 10 premiers sites, 250 dollars par site pour le 11 au 100e site, et 200 dollars par site au-delà de 100). R. P. Christen analyse en détail la question de la gestion des liquidités. Le prendre en compte non seulement le coût initial programmeur a-t-il rapidement répondu aux appels d'achat du logiciel ou de la licence d'utilisation mais motivés par des situations d'urgence ou les besoins de aussi les coûts qui devront probablement être assumés maintenance ? Il peut permettre aux responsables de mieux suivre les tâches dont ils sont chargés, de mieux conseiller leur équipe et d'identifier les aspects exigeant le plus d'attention. Les indicateurs de productivité offrent en général davantage d'intérêt pour les gestionnaires que pour les autorités de contrôle externes. Sa capacité d'expansion s'en trouve aussi compromise car elle peut ne plus avoir de clients solides. ? ? Il est aussi important de suivre l'évolution du MON-. Mais, le plus souvent, cellesci diffèrent tellement des procédures sur lesquelles est basé le logiciel standard qu'il est impossible de résoudre les incompatibilités. Ce bénéfice ou résultat net est généralement égal à la différence entre le montant total retraité des produits, et le montant total retraité des charges. La prise en compte d'une période plus longue permet en outre de mieux comparer les institutions de microfinance qui font un usage différent des prêts à court et à moyen terme. Généralité sur l'informatique, étude du clavier, le système d'exploitation Windows XP, Word 2007, Excel 2007. L'espacedu disque dur sert à stocker les informations pour de longues périodes ; c'est là qu'elles se trouvent lorsque l'ordinateur est éteint. Les grandes règles à respecter pour élaborer un bon système d'information sont au nombre de trois. Un système d'information de gestion est bien plus qu'un programme informatique et ne sert pas uniquement à effectuer des calculs. La nécessité de produire régulièrement des indicateurs de la qualité du portefeuille a sans doute été le moteur principal du développement de systèmes d'information de gestion performants. Aussi faut-il, pour optimiser leur conception, étudier soigneusement la manière dont ils sont employés. Le système génère-t-il un calendrier d'amortissement correct ? En sus de cet indicateur, une institution devrait suivre l'évolution des GROUPES. Combien de types de droits d'accès une institution doit-elle avoir ? À quel stade un prêt est-il passé en perte ? En outre, ni les agents de crédit, ni les dirigeants ne pouvaient obtenir de rapports leur permettant de gérer correctement un portefeuille de microcrédits à versements hebdomadaires. Par exemple : des modèles mathématiques, des algorithmes, des normes, des règlements, des procédures administratives…. L'objet du présent exercice étant de déterminer la situation dans laquelle se trouvera l'institution lorsqu'elle se procurera ses ressources sur le marché, le meilleur taux d'intérêt de référence est le taux que l'institution compte devoir payer pour obtenir un prêt aux conditions du marché 7. Il indique les caractéristiques fondamentales du prêt, telles que sa source de financement, le secteur économique du client, et l'agent de crédit qui en assume la responsabilité. adapter certaines de ses règles aux normes du système d'information ; ce type de système n'a pas toujours toute la souplesse souhaitée ; ? Les institutions qui suivent l'impact de leurs opérations sur leur clientèle peuvent utiliser les informations recueillies dans les demandes de prêt ou envoyer des questionnaires à un échantillon de clients. Enfin, il faut établir un plan d'exécution détaillé, un calendrier et un budget. Subventions cumulées, exercices précédent, Subventions (capitaux des bailleurs de fonds), exercice en cours, Bénéfice (pertes) net non distribué, exercices antérieurs (108 100), Bénéfice/(déficit) net, exercice considéré                         5 140.